COURTESY RULES - TELEPHONE SKILLS

COURTESY RULES - TELEPHONE SK

Just Bring Your Hospitality

Telephone courtesy adalah suatu cara dalam berkomunikasi melalui media telepon yang dilakukan dengan tata cara yang benar dan tepat (appropriate manner). (Agus Sambodo & Bagyono, (2005 : 55)
Tujuan akhir sopan santun bertelepon adalah untuk memberikan kesan atau image yang positif bagi perusahaan dan wajib diterapkan oleh semua petugas hotel dari segala bentuk jabatan.
Adapun tata cara bertelepon atau telephone courtesy menurut Sambodo & Bagyono, (2005 : 56) adalah sebagai berikut:
1. Jawablah panggilan telepon secepat mungkin (maksimal 3 kali dering)
2. Berilah jarak antara telepon dengan mulut kurang lebih 5 sentimeter agar suara anda tidak terdengar terlalu keras.
3. Ucapkan dengan jelas identitas hotel anda, seksi dan atau nama anda.
4. Ucapkan salam dengan penuh perhatian dan suara yang menyenagkan.
5. Dapatkan nama tamu, mintalah penelepon untuk mengeja nama karena kadang-kadang terjadi kesalahan dalam membedakan huruf d dengan t, b dengan p dan lain sebagainya.
6. Berbicaralah dengan jelas dan hindari menggunakan bahasa slank atau istilah-istilah yang bersifat teknis.
7. Gunakan tata bahasa yang baik dan benar sesuai bahasa yang digunakan.
8. Curahkan perhatian sepenuhnya kepada topik pembicaraan.
9. Tersenyumlah pada saat bertelepon karena senyum anda akan dapat dirasakan oleh teman bicara walaupun dia tidak dapat melihat anda secara langsung.
10. Jangan pernah membiarkan penelepon menunggu terlalu lama.
11. Jika penelepon meninggalkan pesan, pastikan pesannya dicatat dengan akurat dan disammpaikan kepada orang yang dituju.
12. Usahakan untuk selalu menyebut nama penelepon jika anda telah mengetahui nama penelepon tersebut.
13. Selalu ingat untuk mengucapkan terima kasih dan mengucapkan selamat berpisah.
14. Berikan kesempatan kepada penelepon untuk mengucapkan selamat berpisah sebelum menutup telepon.
15. Berilah jarak antara telepon dengan mulut kurang lebih 5 sentimeter agar suara anda tidak terdengar terlalu keras.
16. Ucapkan dengan jelas identitas hotel anda, seksi dan atau nama anda.
17. Ucapkan salam dengan penuh perhatian dan suara yang menyenagkan.
18. Dapatkan nama tamu, mintalah penelepon untuk mengeja nama karena kadang-kadang terjadi kesalahan dalam membedakan huruf d dengan t, b dengan p dan lain sebagainya.
19. Berbicaralah dengan jelas dan hindari menggunakan bahasa slank atau istilah-istilah yang bersifat teknis.
20. Gunakan tata bahasa yang baik dan benar sesuai bahasa yang digunakan.
21. Curahkan perhatian sepenuhnya kepada topik pembicaraan.
22. Tersenyumlah pada saat bertelepon karena senyum anda akan dapat dirasakan oleh teman bicara walaupun dia tidak dapat melihat anda secara langsung.
23. Jangan pernah membiarkan penelepon menunggu terlalu lama.
24. Jika penelepon meninggalkan pesan, pastikan pesannya dicatat dengan akurat dan disampaikan kepada orang yang dituju.
25. Usahakan untuk selalu menyebut nama penelepon jika anda telah mengetahui nama penelepon tersebut.
26. Selalu ingat untuk mengucapkan terima kasih dan mengucapkan selamat berpisah.
27. Berikan kesempatan kepada penelepon untuk mengucapkan selamat berpisah sebelum menutup telepon.